Assistant d'importation
L’assistant d’importation est un outil puissant qui vous permet de :
Importer des données depuis un fichier '.csv'
Effectuer plusieurs saisies rapidement
Notions de base
Pour utiliser l’assistant d’importation, accédez-y via la barre latérale : Configuration > Assistant d’importation. Ou bien, ouvrez la recherche rapide, tapez « Assistant d’importation » et appuyez sur Entrée.
L’interface
Une fois l’assistant d’importation ouvert, vous devrez sélectionner un type d’importation qui détermine le type d’écritures à importer.
Après avoir sélectionné le type d’importation, vous verrez les contrôles supplémentaires désormais disponibles.
Utilisation d’un modèle
Pour importer des données, elles doivent correspondre à un modèle spécifique. Pour cela, cliquez d’abord sur le bouton Enregistrer le modèle d’importation.
Cela téléchargera un fichier modèle au format '.csv.'
:::Le fichier Template.csv peut être rempli à l’aide de n’importe quel logiciel de tableur.
Le modèle d’importation comporte trois lignes :
Ligne de type d’écriture : Certaines écritures comportent des tables enfants, cette ligne indique si la colonne appartient à une table enfant.
Ligne des libellés de champs : Elle indique à quel champ de l’écriture (ou de sa table enfant) appartient la colonne.
Ligne des clés de champs : Cette ligne permet à l’assistant d’importation d’assigner automatiquement les colonnes lors de la sélection du fichier. Si cette ligne est absente, la barre d’assignation des colonnes peut être utilisée pour attribuer les champs manuellement.
:::
Pour utiliser le fichier Template.csv, vous devez :
L’importer dans le logiciel de tableur de votre choix
Saisir les valeurs dans les cellules du tableur
Exporter la feuille au format '.csv'
Une fois que vous avez exporté le fichier .csv, cliquez sur Sélectionner un fichier pour choisir ce fichier. L’assistant d’importation le lira et ajoutera des lignes au tableau.
Vérification et importation
Vous pouvez maintenant vérifier les valeurs importées et, si tout semble correct, procéder. Si vous souhaitez supprimer une ligne, cliquez sur l’index de cette ligne pour la supprimer.
:::Le bouton Ajouter une ligne vous permet d’ajouter une ligne vide supplémentaire en bas du tableau d’importation, que vous pouvez modifier pour saisir les valeurs requises.
Cette fonctionnalité peut être utilisée pour effectuer plusieurs saisies rapidement sans même sélectionner de fichier.:::
:::Correction des erreurs de conversion Si l’assistant d’importation ne peut pas convertir une valeur, celle-ci sera signalée par une bordure rouge.
Vous pouvez survoler le champ pour voir la valeur brute et corriger la valeur afin de supprimer l’erreur. :::
Enfin, si tout est correct, cliquez sur Importer les données pour lancer l’importation.
Après l’importation
Une fois l’importation terminée, une fenêtre « Importation terminée » s’affichera.
En cliquant sur Afficher, vous accéderez à la vue liste des entrées nouvellement créées. Cliquer sur Terminé réinitialisera l’assistant d’importation pour vous permettre d’effectuer d’autres importations.
Correction des importations échouées Si certaines entrées n’ont pas pu être importées, vous pouvez cliquer sur le bouton Corriger les échecs, visible uniquement en cas d’importations échouées.
Cliquer dessus annulera toutes les importations réussies et vous permettra de corriger les entrées échouées avant de réessayer.
Sélection des colonnes d’importation
Vous pouvez choisir les colonnes spécifiques à importer en cliquant sur le bouton '...' puis sur 'Sélectionner les colonnes d’importation'.
Cela ouvrira la fenêtre de sélection des colonnes d’importation.
Les champs marqués d’un '*' rouge sont obligatoires et ne peuvent pas être désélectionnés. En dehors de ceux-ci, vous pouvez choisir de conserver ou de supprimer les autres colonnes.
Supprimer une colonne entraînera :
Sa suppression du modèle exporté.
L’impossibilité de l’assigner à une colonne.
Barre d’assignation des colonnes
La barre d’assignation des colonnes permet d’assigner une colonne du tableau à un champ spécifique. Cela est utile si le fichier sélectionné n’utilise pas le modèle de l’assistant d’importation.
En plus d’assigner des colonnes, vous pouvez également désassigner une colonne en sélectionnant Aucun.
Si Aucun est sélectionné, cette colonne sera ignorée lors de l’importation des données.
Importer des écritures avec des tables enfants
La facture de vente est un exemple d’écriture avec une table enfant. Ici, la table enfant correspond à la table des articles qui liste tous les articles inclus dans la vente.
Lors de l’importation d’une écriture avec une table enfant :
Des noms d’espace réservé uniques doivent être fournis, même si l’écriture utilise une série de numéros.
Chaque ligne de la table enfant doit correspondre à une ligne unique.
Toutes les lignes d’une écriture doivent contenir les mêmes données pour les champs qui ne font pas partie de la table enfant.
Par exemple
A
Lin
Batte
100
A
Lin
Balle
50
B
Andy
Stylo
200
B
Andy
crayon
10
B
Andy
encre
80
Ici, le tableau d’importation contient deux factures de vente avec des noms uniques : A et B.
La facture A comprend deux articles et la facture B en comprend trois. Chaque article correspond à une ligne unique dans le tableau d’importation.
Pour chaque ligne de la table enfant dans le tableau d’importation, les données qui ne font pas partie de la table enfant, c’est-à-dire le nom de la facture et le client, sont répétées.
::: warning Le non-respect de ces consignes peut entraîner une mauvaise importation des données ou un échec complet de l’importation. :::
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